Die sieben Hochschulen für Angewandte Wissenschaften des Landes Rheinland-Pfalz sowie das Zentrum für Fernstudien an Hochschulen (zfh) als wissenschaftliche Einrichtung der Länder Rheinland-Pfalz, Hessen und Saarland führen gemeinsam - mit Unterstützung durch das Zentrum für Hochschul-IT Rheinland-Pfalz (ZIT-RLP) ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein.

Erstes Ziel des gemeinsamen Projektes war die Abbildung der Annahme elektronischer Rechnungen bis zu Beginn des Jahres 2020. Zur Zeit arbeiten die Einrichtung an der Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen sowie an der Einführung eines digitalen Dienstreisemanagements. Daneben wurde eine elektronische Bewerber- und Studierendenakte an ersten Hochschulen umgesetzt. Die optimierte digitale Unterstützung des Vertragsmanagements und eine elektronische Klausurenarchivierung sind weitere Aspekte des Projektkontextes.

Workflows und strukturierte, rechtssichere Archivierung sollten die Verwaltung vereinfachen, die Qualität und Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten sowie die Aufbewahrung und Auffindbarkeit von Dokumenten, Verträgen und Belegen vereinfachen.

Das Leistungsportfolio des DMS soll im Anschluss sukzessive und kontinuierlich ausgebaut werden.

Das ZIT-RLP unterstützt die beteiligten Einrichtungen fachlich, betreibt die Applikation, leistet Support und fungiert als Brücke zwischen den Projektpartnern und dem Implementierungsdienstleister codia mit gemeinsamer Gesamtprojektsteuerung.