Unter dem Namen "iCMS" stellen die (Fach-)Hochschulen des Landes Rheinland-Pfalz gemeinsam ihre Studierenden- und Studiumsverwaltung auf eine zeitgemäße IT-Lösung um.
Eingeschlossen sind damit unmittelbar alle Kernprozessfelder von Bewerbung und Studienplatzvergabe über Studierendenmanagement, Prüfungsmanagement, Veranstaltungsmanagement bis zum Studiengangsmanagement.

Ziel des Vorhabens ist ein zentrales, integriertes Campus Management System je Hochschule für alle Prozesse rund um Studium, Verwaltung und Lehre.
Studierende, Lehrende und Mitarbeiter sollen von einer gemeinsamen Plattform gleichermaßen profitieren.

Für die Studierenden soll insbesondere die Serviceorientierung im Fokus stehen. Der gesamte studentische Lebenszyklus wird digital unterstützt.
Eine verbesserte Transparenz in der Studienorganisation soll Abläufe optimieren und die handelnden Akteure orientieren.

Studierende werden dabei mit Selbstbedienungsfunktionen unterstützt,
die orts- und zeitunabhängig nutzbar sind.
Lehrende können Veranstaltungsinformationen, Teilnehmerlisten und Noten online pflegen.
Verwaltungsmitarbeiter erhalten einen durchgängig digital und integriert unterstützten Arbeitsalltag mit einer zentralen Applikation.
Daten werden dabei einmalig dort eingegeben, wo sie entstehen und können im Anschluss im Rahmen eines Rollen- und Rechtekonzepts zentral genutzt werden.

Das integrierte Campus Management System soll nach der Einführung individuell auf jede Hochschule zugeschnitten sein. Die Hochschulen gestalten die Implementierung aber ganz bewusst gemeinsam und hochschulübergreifend. So setzen die Einrichtungen auf Synergieeffekte in der Einführung wie auch auf die Verständigung auf Best Practices in der Prozessgestaltung und das damit verbundene Lernen voneinander.

Das Zentrum für Hochschul-IT Rheinland-Pfalz unterstützt die (Fach-)Hochschulen des Landes hierbei als Serviceeinrichtung durch die Koordination des gemeinsamen Vorhabens während der Umsetzungsphase sowie durch zentrale Bereitstellung der Applikation und deren Support für die einzelnen Hochschulen.

Das Projekt wird voraussichtlich bis 2023 dauern.

Zwischen Oktober und Dezember 2015 wurden in einer Phase der Projektvorbereitung mit allen beteiligten Kooperationshochschulen, wie auch mit der HIS eG als Dienstleister und Softwarehersteller die Grundlagen für die künftige Zusammenarbeit erarbeitet. Im Fokus standen dabei

• die Validierung der Hochschulanforderungen an die neue Software,
• eine Verständigung auf Grundlogiken eines künftigen gemeinsamen Landesprozessmodells,
• die Herstellung einer Grundlage und Struktur für die aufwandsseitige und zeitliche Umsetzung des Projektes,
• die Vorbereitung von Verträgen zur Implementierung und Softwareüberlassung mit dem Auftragnehmer

Der Zeitraum Januar und bis etwa Juni 2016 war gekennzeichnet durch eine Phase des Prozessmanagements, in der in mehreren Workshops die Prozesse der Hochschulen - zunächst für den Bereich "Bewerbung und Studienplatzvergabe" dokumentiert und mit den Möglichkeiten der Software abgeglichen wurden. Daraus entstand ein Fachkonzept für die nachfolgende Umsetzungsphase.
Parallelisiert wurde am ZIT-RLP die künftige Systemarchitektur und die Anbindung an die lokalen Hochschulinfrastrukturen konzipiert.

In gemeinsamer Anstrengung erfolgte eine erste Definition gemeinsamer Bescheidgrundlagen für den Bereich Bewerbung und Studienplatzvergabe sowie die Erstellung eines landesweiten Rollen- und Datenschutzkonzeptes.

Mit Bewerbungs- und Zulassungsverfahren zum Sommersemester 2017 haben zwischen Oktober und Dezember 2016 alle beteiligten Hochschulen Ihre Softwareunterstützung auf HISinOne als neue zentrale Plattform umgestellt. 

Das Jahr 2017 stand im Fokus des Prozessmanagements in den Bereichen Veranstaltungs-, Prüfungs- und Studierendenmanagement. Hinzu kamen vorbereitende Tätigkeiten der Inbetriebnahme des Bereiches Studierenden- und Gebührenmanagement.
Parallel hierzu wurde eine neue Middleware zum Datenaustausch mit Drittsystemen aufgebaut und erste Schnittstellen zu Drittsystemen geplant (insbesondere IDM, Veranstaltungsplanung und OLAT).

Bis zum Jahr 2019 konnten alle Hochschulen im Studierendenmanagement zum Produktivbetrieb wechseln und damit die Altsysteme der GX-Generation in diesem Bereich ablösen.

Aktuell widmen sich die Hochschulen überwiegend der Migration von Prüfungsordnungen, um die Leistungsdatenmigration der Studierenden nach HISinOne vorzubereiten, die vor einem produktiven Betrieb der neuen Software in diesem Bereich vorgenommen sein muss, um nahtlos im neuen System den Betrieb weiterführen zu können. Die TH Bingen arbeitet im Prüfungsmanagement bereits im Produktivbetrieb.

Ziel des Projektes ist eine individuelle Einführung eines integrierten Campus-Management-Systems an jeder der beteiligten Hochschulen. Gleichzeitig sollen Synergieeffekte durch die gemeinsame Projektumsetzung erreicht werden und den späteren Betrieb der Software erleichtern, die bei isolierter Implementierung an Einzelhochschulen nicht zu betrachten wären.

Dazu gehört eine übergreifende Harmonisierung von Prozessen und begleitenden Prozessergebnissen überall dort, wo dies aus Sicht der Beteiligten einen Mehrwert im Prozessdurchlauf und in späterer Systempflege verspricht. Dazu gehört aber auch eine Verständigung auf übergreifende Softwarestandards sowie Auswertungen und Druckerzeugnisse der einzelnen Hochschulen, um den zentralisierten Softwarebetrieb zu verschlanken.

Die Organisation des iCMS-Projektes soll dies reflektieren und Strukturen ausprägen, die die übergreifenden Mehrwerte erkennbar und steuerbar machen soll.

iCMS-Landeslenkungsausschuss
Der iCMS-Landeslenkungsausschuss ist das höchste Entscheidungsgremium des Landesprojektes. Er entscheidet über den gemeinsamen Zeit- und Kostenplan und legt die Meilensteine für die Umsetzung fest. Er trifft Entscheidungen von gesamtprojektseitiger Auswirkung und entscheidet im Sinne des Projektes im Konfliktfall.
Das Gremium setzt sich zusammen aus Vertretern der Hochschulleitungen aller beteiligten Hochschulen. Der Vorsitz wird aus dem Kreis der Vertretungsberechtigten bestimmt.

iCMS-Landesprojektteam
Das iCMS-Landesprojektteam trifft operative Entscheidungen auf hochschulübergreifender Ebene bzgl. solcher Themen, die die gemeinsame Projektumsetzung betreffen. Es beschließt die Ausdifferenzierung von Projektphasen und die zugehörigen Vorgehensmodelle und validiert fachliche Entscheidungen im Sinne der Projektziele. Es bereitet strategische Entscheidungen des iCMS-Landeslenkungsausschusses fachlich vor und ist verantwortlich für die fachlich-inhaltliche Umsetzung der von dort vorgegebenen Themen.
Das Gremium ist besetzt mit allen Projektleitungen der beteiligten Hochschulen. Den Vorsitz hat die iCMS-Landesprojektleitung.

iCMS-Landesprojektleitung
Die iCMS-Landesprojektleitung koordiniert die Arbeitspakete und erstellt einen Zeit- und Kostenplan zur Softwareeinführung auf Landesebene. Sie stimmt den Plan mit dem iCMS-Landesprojektteam ab und wacht über dessen Einhaltung, Fortschreibung und Anpassung.
Sie koordiniert die Leistungen des Auftragnehmers, formuliert die Anforderungen an dessen Beitrag zur Projektumsetzung und organisiert gemeinsame Aktivitäten auf Landesebene. Er koordiniert die Entstehung des gemeinsamen RLP-Referenzprozessmodells.
Sie berichtet in regelmäßigen Abständen dem iCMS-Landeslenkungsausschuss über den Fortschritt des Projektes.
Die Position ist besetzt mit dem Leiter des Zentrums für Hochschul-IT Rheinland-Pfalz.

Projektleitung Hochschule
Die Projektleitung der Hochschule koordiniert die individuelle Umsetzung des Projektes entsprechend des Vorgehensmodells der eigenen Einrichtung. Sie trifft operative Entscheidungen auf hochschulindividueller Ebene, validiert Anforderungen der Nutzergruppen und steuert die prozessuale und inhaltliche Fortentwicklung im Sinne der eigenen Hochschule und des Landesprojektes.
Die Projektleitung berichtet an individuelle Gremien innerhalb der eigenen Hochschule, typischerweise an einen Hochschul-Lenkungsausschuss.

Prozessmanager*innen
Das Prozessmanagement ist zuständig für die Entstehung des Prozessmodells der eigenen Hochschule auf Basis des RLP-Referenzprozessmodells. Es koordiniert und moderiert die Workshops zur fachlichen Umsetzungsplanung und kommentiert und erweitert das Prozessmodell der Hochschule.

Teilprojekte
Die Projektarbeit ist unterteilt in einzelne fachliche Einheiten, die auf die unterschiedlichen Prozessdomänen fokussieren: Bewerbung und Studienplatzvergabe, Studierendenmanagement, Studiengangsmanagement, Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement. Darüber hinaus wird die technische Systemvorbereitung strukturiert in Teilprojekten zur Datenmigration, zu technischen Basisdiensten, zum Dokumentenmanagement und zur Business Intelligence.
Die Teilprojekte sind mit Fachexpert*innen und Projektmitarbeiter*innen der Hochschulen (und des ZIT-RLP) besetzt.